中国机械社区 会议筹办方案 (草案)

湖广周工

中国机械社区     会议筹办方案   (草案)

会议名称：  例:  2011年中国机械社区 年会
会议目的：  例: 塑造社区形象、巩固客户关系、增强凝聚力等
会议主题：  例: 扩展友谊合作，增强服务功能
会议筹备：  
1. 组建     会议筹备工作组     落实时间：2月前
               组长：老鹰      组员：超级版主、嘉宾、顾问、管理员
                    
分工：
A：采取各种有效方式，调查社友及客户的需求：    让社友和客户畅所欲言，列出所有的需求，透过现有需求，分析是否还有潜在的需求，然后利用图表形式将用户的需求表现出来，不要遗漏。尽可能把客户的需求挖掘出来； 负责人：    落实时间：3月前

B：发布各种激励措施，征集承办和协办单位；   负责人：                     落实时间：9月前

C；通过各种有效途径，；邀请业界名人，嘉宾、参会人员；   负责人：          落实时间：10月前

2.  宣传方式：
A、会前宣传
、在专业杂志（会展和机械）上面刊登宣传广告。
户外广告路牌（市内宣传）
网络宣传推广，在机械网做大量宣传
为此次会议建立专门的网页，由专人维护。
会前新闻发布会，邀请国内外媒体参加。
B、会中宣传
会议期间安排媒体跟踪报道。
2、给媒体发新闻稿。
3、颁奖大典安排直播。
C、会后宣传
给各个媒体发新闻稿，包括纸质媒体、电视媒体、网络媒体。


总 顾 问：   
总 指 挥：         负责总体工作协调、人员调配。
会议顾问：         负责为活动献计献策等。
会议执行：         负责调度协调及活动执行。
节目统筹：         负责节目统筹安排。
后勤保障：         负责后勤支持及物资采购。
接 待 组：         负责接待嘉宾，引导嘉宾就坐及上台颁、领奖。
场 务 组：         负责灯光、音响的摆设、调控，现场DJ、拍照、摄影等。会前半小时检查音响、灯光等设备。
物 资 组：         负责饮料、酒水等物资的分发及回收；礼品、奖品等物品的准备、会议资料管理等。
安 保 组：         负责现场秩序的维护，保障现场嘉宾的安全。
现场管理：         负责现场的布置、舞台的搭建及装饰，安排嘉宾席及媒体席。

会场布置：    会场内：    1、背景喷画：    内容：    文字内容：    2、悬挂烘托气氛的红灯笼；四周墙壁挂烘托节日气氛的装饰。    3、两侧放置易拉宝各2个，内容：宣传社区文化；    文字内容：   
会场外：    1、充气拱门放置宾馆大门外主要通道；    2、宾馆入口处挂红布幅；    3、宾馆内放置指示牌；    文字内容：  
具体工作安排：
●物品准备：       会务物品准备（17 号完成）
●物品制作：        （自动播放公司介绍、投影T、讲师的T、代金券____张）（17 号完成）
物品制作审核：
●资料准备：      （公司介绍  1、调查问卷2、活动流程、空白纸张3，公司象征性刊物放在边上取阅）100 套，   
                笔另外发放（公司人员协助装袋）（17 号完成）
●物品搬运：           （2 人）（当天十点前完成）
●会场布置：           （2 人）（当天十一点前完成）
●当天午餐：
●门口接待：      一男一女（职责：签到、发资料袋、矿泉水）
●引导：            （职责：引导入位）
●客户接待：        （职责：沟通）
●音响控制：       （一人；职责：音响播放、音量控制）
●电脑投影：      （一人）
●拍照：          （两人）
●摄像：          （ 职责：外请或公司内部安排）
●发奖：   （职责：礼品奉上）
●主持人：
●主讲：     （要求试讲）
物品准备： 背景板（1）、易拉宝（8）、投影仪（1）、幕布（1）、电脑（3）、激光笔（1）、
              小蜜蜂话筒及接收器（2）、接待台及台布、桌牌（接待台、请赐名片）
              饮料（红茶 2、矿泉水 100、柠檬一个、方糖、速溶咖啡、搅拌棒、2 个玻璃凉水壶）、
              纸杯（120）、 点心包（甜、咸，包装精美）、水果（提子2、香蕉4）盘子（4~5 个）、
              抽纸巾（2）、资料（100 套）、抽奖箱（1）、 音乐 CD（若干）、精美签到簿（1）、
              红色文件夹、签到表（１）、金色签字笔（3）、水笔（50）、礼金券（____张）、
    优盘（自动播放公司介绍、投影T、讲师的T）、音响（1）麦克风（有线、无线、各2）、无线鼠标（1）。


会议时间：  (2011年11月 18 日 到 20 日)   
会议地点：  根据会议设计主题选择相应的地点   (苏州    酒店)

组织形式：  主办： 中国机械社区
                    承办：     机械有限公司。。。
                    协办：          有限公司。。。。。。
苏州机械类企业：.....


  七、 拟邀媒体：  由社友推荐 。。。
  八、 参加人员：社友、客户群，邀请业界领导，嘉宾、工作人员，等
  九、 特邀嘉宾： （中国机械协会顾问 浙江大学培训部  东南大学 合肥工业大学 湖南大学机械学院
                   中国机械研究院（华东院）   21 世纪经济报道高级记者 ）。。。。。。
  十、 加盟对象：企业总经理、中高层管理人员（企划、投资、管理、市场营销、规划、信息、公关经理）、大专院校研究生、机械工程师以及所有对机械事业有兴趣的人士均可参加。  
  十一、人员邀请，人数统计，礼仪人员，后勤人员，签到人员，物料管理人员的组织。
  十二、会议议程：    形式：领导致辞、节目、活动、参观、聚餐；   
备注：    1.主持人开场白，介绍到会领导和嘉宾，邀请领导致辞；   
              2.分公司领导致辞；   
              3.嘉宾致辞；   
             4.表彰优秀员工、现场活动；
             5.参观旅游。。。
            
        序号       时 间                    内 容                            负责人 备注
     1        17：30 叫早     酒店 通知酒店前台电话叫早
     2        8：00—8：30    早餐 酒店餐厅
     3        8:30—12:00
     4        12:00—13:00              午餐
     5        13:00—15:00
     6        15:00—17:30
        
        
  十三、沙龙主题活动：
交友游戏（以游戏形式交换名片、结交朋友放松心情）
2、体验活动（简易方式自我介绍）
3、创业讲堂（交流创业理念、传播创新思维）
4、互动游戏（以游戏互动的方式，挖掘真谛）
5、社友交流（邀请代表性社友发言，分享心得）
6、填写改良卷（提出建设性意见，已备改良）
7、自由茶话时间（讨论收获和感想）
8、互动抽奖（抽取幸运奖，获赠精美礼品）

  十四、会议主线:  结合增强社区 凝聚力，提升社区 竞争力，打造一台视听空前盛会!